Comment concevoir une digital workplace ?

La situation actuelle, et en particulier le fait qu’elle impose des conditions de travail à distance, nous a démontré qu’il est plus que jamais utile et nécessaire de travailler avec des outils de communication performants. Mais comment s’y prendre pour concevoir votre Digital Workplace et en faire un outil qui engage vos équipes et leur délivre de la valeur ?

Les méthodes du Design Thinking s’appliquent très bien à la conception de projet interne

En interne, un projet est souvent plus compliqué à réaliser, notamment à cause des contraintes qu’imposent les enjeux politiques ou silos entre différentes directions. Aligner les visions, aplanir les dissensions et concevoir ensemble un outil souhaité est alors clé pour faire de votre digital workplace un environnement de travail efficace et évolutif.

Dans cette optique, les méthodes du Design Thinking car elles sont particulièrement adaptées à la conception d’un projet interne. Elles vont permettre d’aligner le plus vite possible les visions de tous les collaborateurs participant à la conception du projet, et centrer la réflexion autour de ceux qui vont utiliser cette future digital workplace. 

Leur avis est précieux, et seul le leur compte : s’ils ne comprennent pas comment utiliser l’interface, l’important est de ne pas remettre les capacités des utilisateurs en question mais plutôt de remettre en question l’interface elle-même. L’objectif en adoptant cette démarche est de faire en sorte que l’utilisateur devienne le juge de paix, celui qui va décider de l’efficacité ou non des outils.

Ainsi, le Design Thinking permet de remettre l’utilisateur final au cœur du processus de conception de votre digital workplace. Elle consiste à avoir une approche pratique des problèmes et s’établit en plusieurs étapes :

Les ateliers de vision

Le but de ces ateliers est d’aligner les différents points de vue que peuvent avoir les collaborateurs sur l’objectif de la digital workplace, à moyen ou long terme. Cette démarche va enfin permettre d’établir un suivi des objectifs et de les mesurer, car en interne la difficulté fréquemment rencontrée est d’instaurer des KPI sur ses propres outils.

En cas d’échec, il faudra identifier les points qui auront conduit à cet échec : par exemple une mauvaise gestion des documents partagés ou des outils collaboratifs pas assez développés… Ceci permettra de bien comprendre sur quels critères reposent la réussite du projet.

Les audits de l’existant

Les audits de l’existant consistent à étudier sans jugement les outils déjà utilisés au quotidien par les collaborateurs. Ces audits permettent de dresser un panorama des outils utilisés et partagés par l’entreprise mais également les outils que les collaborateurs utilisent de manière autonome. Ce panorama permettra de comprendre quels outils marchent, pourquoi et ce que recherchent les collaborateurs pour travailler efficacement : sur quels critères leur choix d’outils se base t-il ?

Les interview métiers

En interrogeant les différents profils de l’entreprise, vous comprendrez quelles sont leurs attentes, leurs freins et comment les outils numériques interagissent avec leur quotidien. L’objectif est de permettre aux collaborateurs de s’exprimer et de comprendre le quotidien digital de vos collaborateurs pour concevoir un projet digital conforme à leurs besoins.

Les personas

Les personas vous permettront de définir les grands types d’utilisateurs de vos outils numériques internes et déterminer les problèmes qu’ils ont à résoudre.

2 approches sont possibles :

• les personas par services : les personnes travaillant au service comptabilité n’ont pas les mêmes besoins que les personnes travaillant au service marketing ;
• les personas par séniorité dans l’entreprise : selon leur niveau de séniorité, les collaborateurs n’ont pas la même approche par rapport aux outils de communication interne.

On peut également croiser ces 2 types de personas pour avoir un aperçu plus juste.

L’experience map :

Une carte d’expérience est une visualisation globale des impressions et actions d’un persona pour atteindre un objectif. Dans ce cas précis, il s’agit de cartographier l’expérience d’un utilisateur par rapport à l’entreprise. 

Cartographions par exemple l’expérience utilisateur d’un jeune commercial travaillant en entreprise depuis un an et recherchant des informations sur les congés payés. La première étape à analyser est celle du touch point, c’est-à-dire avec quel outil recherchera t-il l’information, jusqu’à la dernière étape : l’entreprise est-elle en capacité d’y répondre ?

Nous allons alors lister tous les touch points possibles et vérifier si à ces moments là l’entreprise est efficace sur les outils digitaux qu’elle propose et si elle est capable de délivrer l’information.

On ajoute également la partie émotionnelle de l’utilisateur en associant ses recherches à des émotions : le stress, l’incompréhension, l’enthousiasme… En fonction de cet état émotionnel, l’entreprise va pouvoir ajuster sa manière de communiquer à ses collaborateurs.

Cela permet de remettre à plat l’organisation du travail et les relations entre individus.

Prototypage et test

Pendant de longues années,  les intranet étaient très monolithiques, et, à peine mis en place, étaient déjà trop en retard par rapport aux tendances actuelles à cause d’un temps de développement très long (3 à 4 ans). Nous vous conseillons donc de concevoir et de confronter votre intranet très rapidement à vos utilisateurs en faisant du prototypage : testez les outils avec des petits panels d’utilisateurs et dans les conditions les plus réalistes et encadrés possibles, sans oublier de faire un feedback par la suite sur la façon dont les gens utilisent cet outil pour voir si cela vaut le coup de l’étendre à un plus grand nombre.

Mesure de l’efficacité

Si vous souhaitez mesurer l’efficacité de votre outil, il va falloir en amont définir un objectif et des KPI pour les mesurer ; l’avantage est que tous les outils d’un intranet ont des quantités d’analytics énormes. Votre objectif peut par ailleurs évoluer dans le temps. L’essentiel est donc de suivre de manière fine l’utilisation des outils et réagir en fonction.

L’agilité et l’approche frugale doivent être au cœur du processus

Au cours des dernières années, les méthodes agiles se sont imposées comme des facteurs clés de succès des projets numériques. Centrées sur l’utilisateur, les valeurs agiles érigent la transparence, l’amélioration continue et le développement itératif comme des piliers immuables de produits réussis. Ainsi, ce projet conçu avec les collaborateurs fera accroître un vrai enthousiasme autour de ce dernier.

L’efficacité de votre digital workplace dépendra de votre capacité d’empathie

Plus vous êtes capable d‘empathie, plus vous creusez vos experience map et vos personas, et plus vous aurez les outils qui correspondront naturellement car vous serez en train de proposer les bonnes solutions au bon moment et aux bonnes personnes.

Cloud ou installables, ces solutions permettent de créer des espaces de travail et d’intégrer de nombreux outils numériques du quotidien

Voici quelques solutions issues de notre veille, mais elles ne représentent absolument pas un panorama exhaustif de l’offre.

Les solutions cloud based

LumApps :

Intranet recommandé par Google pour G Suite : c’est une plateforme intranet globale qui regroupe l’ensemble du contenu et des outils d’entreprise au même endroit dans G Suite.

Fonctionnalités clés :

• Activity/News Feed
• Chat et messagerie
• Enquêtes et feedback
• Gestion de contenu / des calendriers / des connaissances / des documents / des tâches
• Partage des fichiers
• Répertoire d’employés

Avantages :

• Compatible Google Suite
• Bon rapport qualité/prix

Inconvénients :

• Complexité du BO / configuration

Prix :

• à partir de $5/mois

Confluence, l’intranet robuste

La plateforme Confluence met l’accent sur la participation et la collaboration en équipe plutôt que sur le travail individuel et cloisonné.

Fonctionnalités clés :

• Outils collaboratifs (brainstorming, gestion de versions, gestion de contenu, calendrier, gestion de projets, gestion des tâches…)

Avantages :

• Une intégration de première classe avec le logiciel JIRA
  Offre large et des logiciels adaptés à chaque besoin

Inconvénients :

• Outil complet et complexe donc temps de prise en main
• Peu de customisation

Prix :

• à partir de $10/mois

Notion, l’ancien petit qui devient (très) grand

Outil hybride, à la fois gestion de projet, mini CRM, base de connaissance…

Fonctionnalités clés :

• Customisation complète des contenus
• Bases de données croisées
• Adaptation à de nombreux usages

Avantages :

• Très simple d’approche et hyper puissant bien utilisé
• Excellente version mobile

Inconvénients :

• Peut demander du temps pour monter en compétence

Prix :

• à partir de $5/mois

Samepage, un outil complet et facile d’utilisation

Logiciel de collaboration primé conçu pour intranet améliorer le travail d’équipe

Fonctionnalités clés :

• Outils collaboratifs (brainstorming, gestion de versions, gestion de contenu, calendrier, gestion de projets, gestion des tâches, vidéoconférence…)

Avantages :

• Offre large et des logiciels adaptés à chaque besoin
• Sécurité

Inconvénients :

• Affichage mobile (responsive)

Prix :

• à partir de $7.5/mois

Les solutions on premise

Un intranet on premise pour une plus grande personnalisation :

• Sécurité des données
• Customisation totale
• Plus de fonctionnalités
• Maîtrise des outils

Mais attention aux coûts plus conséquents :

• Coûts de customisation
• Hébergement et infogérance à votre charge